Potvrzovací SMS a e-maily kalendáře
Průměrná stomatologická ordinace rozešle denně desítky až stovky SMS a e-mailů, v nichž klienty informuje o nadcházejících termínech. Abyste si se zdlouhavým obepisováním klientů již nemuseli lámat hlavu, vyvinul tým Dent21® jedinečné moduly, které vaše klienty o nadcházejících termínech samy automaticky informují.
Jak moduly fungují? Dent21® po založení léčby a stanovení termínu automaticky vygeneruje a odešle e-mail a SMS, které obsahují všechny důležité informace o plánované léčbě. Vy si tedy můžete být jisti, že je klient o termínu vždy včas informován, a nemusíte ztrácet čas ručním rozesíláním potvrzovacích zpráv. Pokud klient stanovený termín odsouhlasí, stav termínu v kalendáři ošetřujícího se navíc automaticky nastaví jako potvrzený.
Moduly “Potvrzování termínů e-maily” a “SMS a e-mail při vytváření a změně termínu v kalendáři” představují ojedinělé, spolehlivé a uživatelsky přívětivé nástroje, které usnadňují komunikaci s vašimi klienty a zvýšují efektivitu vaší ordinace.
V případě zájmu Vám rádi poskytneme demoverzi, v níž si lze uvedené funkce zadarmo vyzkoušet.
Máte-li o demoverzi zájem, vyplňte prosím formulář níže. My se Vám obratem ozveme.
Moderní ordinace ve 21. století neznamená jen léčbu pacientů a vykazování kódů na pojišťovny. Ordinace je často vytížená vyřizováním objednávek, reagováním na SMS a domlouváním termínů.
V souvislost s tím jsou velmi žádané automatické nástroje, které výrazně šetří čas celé ordinace, zvyšují její efektivitu a usnadňují komunikaci s klienty. Takovým nástrojem může být například propojení ordinačního telefonu se Software nebo moduly zjišťující automatické informování klienta o nově vytvořeném termínu a potvrzování termínů na základě odpovědi klientů. O těchto modulech se více dočtete níže.
Vytváření termínů a stav potvrzení
V Dent21® lze termíny pohodlně vytvářet různými způsoby. Ať už ale klienta objednal ošetřující pomocí kalendáře či léčebného plánu (viz Kalendář Dent21), nebo se klient objednal sám přes formulář dostupný na stránkách ordinace (viz Online objednávky), u vytvořeného termínu jsou v kalendáři pokaždé dostupné všechny podstatné informace, mj. jméno a příjmení klienta (1), prováděný výkon (2), trvání léčby (3), ale i stav potvrzení (4).
Barva postranního proužku naznačuje, jestli klient již daný termín potvrdil. Je-li proužek hnědý, termín prozatím není potvrzený a lze ho stále editovat. Jakmile klient termín odsouhlasí, ošetřující může stav termínu v kalendáři ručně změnit.
V takovém případě ale musí ošetřující všechny jednotlivé termíny hlídat a ručně měnit jejich stavy. Vybrané moduly Dent21® ale udělají všechnu práci za vás! Automaticky kontaktují klienta ihned po vytvoření termínu, několik dnů předem ho na plánovanou návštěvu upozorní a navíc automaticky změní stav potvrzení termínu na základě klientovy odpovědi. O modulech, které funkce zajišťují, se více dočtete níže.
Odeslání SMS a e-mailu po vytvoření termínu
Modul “SMS a e-mail při vytváření termínu v kalendáři” automaticky informuje klienta o plánované návštěvě krátce po vytvoření nového termínu, a to přes e-mail i SMS (viz Ceník). Modul klienta neupozorňuje pouze na naplánování termínu, ale i na jeho případné změny (např. přesunutí na jiný den). Spolu s e-mailem se odesílá i “.ics” soubor standardu iCal, díky kterému si klient může událost snadno přidat do vlastního kalendáře.
Součástí modulu je i tzv. dvoukolové upozornění, které klienta na návštěvu upozorňuje určitý počet dnů před termínem léčby. Vy si díky tomu můžete být jisti, že byl klient několikrát informován s dostatečným předstihem, a že tedy minimalizujete počet nerealizovaných návštěv. Aby se připomínkové SMS odeslaly, ošetřující musí pouze nastavit, kdy mají jednotlivé SMS klientovi přijít (např. jedna 14 dní před termínem, druhá 7 dní před termínem). Jakmile klient na jakoukoliv z odeslaných SMS odpoví zprávou obsahující klíčové slovo (např. “OK”, “dorazím”, “ano”, viz níže), termín se automaticky potvrdí i v systému.
V případě potřeby lze odesílání upozorňovacích SMS přesunout na 19:00 daného dne. Díky tomu zpráva nebude klientovi zaslána ihned, a termíny bude možné editovat i bezprostředně po jejich založení, aniž by byla potřeba posílat novou zprávu s upravenými údaji. Tímto způsobem se Dent21® snaží ordinaci poskytnout co nejflexibilnější správu nově vytvořených termínů.
V Dent21® lze potvrzovat termíny nejen přes přijaté SMS, ale i přijaté e-maily. O modulu, který automaticky potvrzuje termíny na základě klíčových slov v klientově e-mailu, se více dočtete níže.
Potvrzování termínů e-maily
Díky modulu “Potvrzování termínů kalendáře e-maily” lze klienty o plánované návštěvě průběžně informovat i prostřednictvím e-mailů (viz Ceník). Podobně jako v případě upozrňovacích SMS, i e-maily lze podle potřeb ošetřujícího průběžně rozesílat v několikadenních intervalech (např. 1. e-mail 14 dnů před termínem, 2. e-mail 7 dnů před termínem). Jakmile klient termín odsouhlasí tím, že pošle e-mail obsahující jedno z klíčových slov (např. “ANO”, “přijdu”, viz výše), termín se automaticky potvrdí i v systému. Jednotlivé e-maily si lze snadno přižpůsobit; ošetřující může měnit předmět e-mailu a vkládat do přílohy odkazy na další dokumenty (např. poučení o výkonu) nebo žádost o předvyplnění vstupního dotazníku.
Stav potvrzovacích zpráv (e-mailu i SMS) je dostupný v detailu jednotlivých termínů. V detailu lze zjistit, jestli byla potvrzovací zpráva odeslána, přesný čas jejího odeslání i zdali na ní klient odpověďěl a termín potvrdil.
Tagy
Do šablon potvrzovacích zpráv lze vložit tzv. tagy, jedinečné formulářové prvky ohraničené složenou závorkou, které se po odeslání automaticky nahradí údaji z daného termínu, např.
- {cas} – čas návštěvy;
- {datumcas} – datum a čas návštěvy;
- {datumcas10} – datum a čas návštěvy minus 10 minut (aby klienti přišli v předstihu);
- {lekar} – jméno lékaře;
- {jmeno} – jméno klienta;
- {prijmeni} – příjmení klienta.
Zprávy tedy nemusíte přizpůsobovat každému klientovi zvlášť, systém všechny údaje vyplní za vás!
